V každé zubní ordinaci se čas od času objeví chvíle klidu — pacient nedorazil, ošetření se posunulo, nebo je prostě mezi termíny mezera. A právě v těchto momentech se pozná, jak dobře tým funguje. Vždycky se najde nějaká práce, u které není jasně dané, kdo by ji měl vykonat, a tak ji často nevykoná nikdo. Je to slepá ulička — a přitom stačí málo, aby ordinace fungovala hladce i v období, kdy tým není kompletní, například kvůli dovoleným.
Kdo dělá co, když je chvilka volna
Rozdělení činností podle role pomáhá předejít situacím, kdy si každý myslí, že to udělá někdo jiný.
Asistentka může využít volný čas na úklid vlastní ordinace a doplnění materiálu, kontrolu expirace nástrojů, dezinfekcí a materiálů, inventuru skladu, výpomoc na sterilizaci nebo na recepci, případně doplnění hygienických potřeb na toaletách.
Recepční se během klidnější chvíle věnuje odbavení e-mailů, inventuře a úklidu dokumentace — třeba převodu papírových žádanek a lékařských zpráv do digitální podoby — nebo tzv. debordelizaci recepce, tedy systematickému vytřídění šuplíků a zázemí od věcí, které tam někdo odložil, jen aby neřešil, zda se to může vyhodit.
Lékař v klidnější chvíli sestavuje léčebné plány, plánuje složitější termíny, komunikuje s laboratoří, nebo asistuje u zákroku, který ještě nemá plně zažitý. Klidně ale může pomoct i s úklidem — ordinace tím jen získá.
Co dělat, když volná chvíle nenastane během ordinačních hodin
Pokud se chvilka klidu neobjeví přímo během ošetřování pacientů, dá se čas najít před nebo po ordinační době. Osvědčenou praxí je vyhradit jednou za čas — třeba jednou ročně — čas na tzv. velký úklid, kdy každý člen týmu projde svou ordinaci či pracovní zázemí, věc po věci, a rozhodne, co si zaslouží zůstat a co už dosloužilo. Sporné případy se pak nechají na posouzení vedoucímu pracovníkovi. Díky tomu ordinace vstupuje do dalšího období s čistým štítem a místem pro věci, na které během provozu není čas myslet.
Proč se to vyplatí
Ordinace, kde si lidé navzájem pomáhají a nečekají, až úkol „spadne“ na někoho konkrétního, funguje efektivněji i v obdobích, kdy je tým oslabený — třeba během dovolených. A volný čas se navíc dá využít i k učení se novým věcem, protože kolegové se rádi podělí o zkušenosti, které ordinaci i vám samotným pomůžou růst.
Podobných praktických postupů pro každodenní chod ordinace najdete mnohem víc v knize Workflow pro zubní ordinace, která právě vyšla. Zakoupit si ji můžete přímo v sekci Publikace.